Combinación de correspondecia, cómo usarla.

¿Qué es la combinación de Correspondecia?
La combinación de correspondencia, es una opción de Excel, que utilizamos para realizar varios documentos a la vez. Todos estos documentos que realizamos con esta función poseen un mismos diseño, formato, texto y gráfico. Es posible usar esta función con las funciones de Word, y esta incluira unas opciones extras, cómo lo son etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo.

Para poder realizar un uso correto y exitoso de esta función, debemos seguir los siguientes pasos:

PASO 1: Lo más importante y primordial es tener preparados todos nuestros datos. En nuestra hoja de Excel que usaremos como origen debemos tener ya listados toda la información y datos a usar. Asegurese de los siguiente:

•  Los nombres de columnas y datos que desea ingresar deben coincidir.

• Los datos deben estar presente en la primera hoja de la hoja de cálculo.

• Los datos deben tener el formato correcto de información que se ingresara.

• La hoja de cálculo que utilizaremos se encuentra almacenada en su equipo local.

•  Los cambios adicionales, deben completarse antes de conectarse a su documento de word.

PASO 2: Debera dar inicio a la combinación de correspondencia siguiendo los siguientes pasos:

1. 
   En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
   
   
2. 
   En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.
   
    
   
   
3. 
   Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
   
    
   
   
4. 
   Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.
   
   
5. 
   
   Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar

Editar la lista de distribución de correo
Puede limitar quién recibe el correo.

1. 
   Elija Editar lista de destinatarios.
   
   
   
2. 
   En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos.
   
   
   

PASO 3: Aquí ingrese un bloque de dirección, este se estara tomando desde su hoja de calculo y servira para ingresar la información de sobres, cartas u otro encabezado.

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.
   
   
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
   
   
3. Elija Aceptar.
   
4. Elija Archivo > Guardar.
   

Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de saludo.
   
   
2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
   
   • En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).
     y
     
   • En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en la lista de saludos.
     
3. Elija Aceptar.
   
4. Elija Archivo > Guardar.
   

Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar campo de combinación.
   
2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
   
3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
   
4. Elija Archivo > Guardar.
   

PASO 4: Si usted ya a ingresado toda la inforación que antes se le ha solicitado y seguido las instrucciones, podra realizar una vista previa de información que usted a estado ingresando.

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.
   
   
2. Elija los botones de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el documento.
   
3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.
   
   

PASO 5: Guarde su información, esta se mantendra a salvo en lugar en el que se ha archivado el documento.

Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.

 
 

 

Cómo colocar la hoja vertical u horizontal:

 

1. Bucar en la cinta de opciones de Word la opción Formato:
   
2. En la pestaña opciones, buscar la opcion Orientación.
   
3. Hacer clic en Orientación y escoger la opcion de su preferencia.